Software : Die besten Tools zur Arbeitszeiterfassung in der Cloud

Anna Mertinz tritt auf die Euphoriebremse. Vordergründig, so erzählt die Expertin für Arbeitsrecht bei der Anwaltskanzlei KWR, bringen die seit Jahresanfang geltenden neuen gesetzlichen Regelungen für die Arbeitszeitaufzeichnung einige schöne Erleichterungen. „Ich warne aber davor, angesichts der Vereinfachungen zu euphorisch zu sein“, sagt Mertinz. Arbeitgeber, die die Neuerungen zu sehr ausreizen, können sich schnell in der Situation wiederfinden, eine korrekte Entlohnung nicht mehr nachweisen zu können. Zu dem neuen Regelwerk, das es zu durchschauen gibt, kommen jetzt auch technologische Neuerungen auf Unternehmen zu. Die Datenwolke lockt – mittlerweile ist das Angebot an cloudbasierten Tools zur Arbeitszeiterfassung derart groß, dass die Übersicht auf dem ohnehin schon zersplitterten Softwaremarkt leidet.

Vielleicht auch deshalb entscheidet sich der Großteil der Unternehmen nach wie vor für vor Ort installierte Lösungen. Es gibt aber einen starken Trend zu „Software-as-a-Service (SaaS)“-Lösungen aus der Cloud, wo der Kunde weder Software bei sich installieren noch die Daten selber speichern muss. Diese Cloud-Tools müssen mit denselben Anforderungen wie die herkömmliche Zeiterfassung umgehen können. Laut Mertinz gibt es zwei wesentliche: Erstens soll eine Zeitaufzeichnung nach unterschiedlichen Gruppen in der Arbeitnehmerschaft unterscheiden und entsprechend mehrere Zeitmodelle hinterlegen können. Auch das ist eine Auswirkung des ASRÄG 2014. „Die Tools müssen mehr können als in der Vergangenheit. Es wird nicht möglich sein, ein Formular für alle zu verwenden, wenn man von den Neuerungen Gebrauch machen will“, so Mertinz. Es muss beispielsweise unterschieden werden können zwischen Vollaufzeichnung, Saldenaufzeichnung und ausschließlicher Dokumentation von Abweichungen von einer ansonsten fixen Arbeitszeit. Darüber hinaus sollte eine Zeiterfassung auf die Einhaltung der Arbeitszeit hinweisen. Damit sind Warnungen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gemeint, die darauf hinweisen, dass man über die höchstzulässige Arbeitszeit oder in den Bereich der besonders zuschlagspflichtigen Überstunden kommt.

Das Repertoire in der Cloud dafür ist riesig. Da gibt es zum einen die sehr professionellen High-End-Lösungen, die vor allem für große Unternehmen gedacht sind. Diese bieten eine Unzahl an Konfigurations- und Erweiterungsmöglichkeiten, je nach Anforderung. Daneben gibt es aber auch Software, die den Ansprüchen und Budgets von KMUs oder EPUs entspricht – zum Teil konfigurierbar, zum Teil als Out-of-the-Box-Lösung. Vorweg: Mit Segnungen wie der mobilen Zeiterfassung trumpfen nahezu alle Anbieter auf. Ganz wichtig ist in jedem Fall die Bedeutung der Schnittstellen. Man sollte vorab klären, ob die bereitgestellten Schnittstellen einen Datenaustausch mit bereits bestehenden Systemen ermöglichen – etwa der Buchhaltung, Lohnverrechnung oder Projektplanung. Gleichzeitig sollte der Import von Mitarbeiterstammdaten unterstützt werden, damit diese nicht noch einmal erfasst werden müssen.

Die Fotostrecke zeigt dabei die besten Tricks und Cloud-Tools zum Thema Arbeitszeiterfassung.