Das Diktat der Parameter

Der Funktionsumfang von MIS-Systemen ist in letzter Zeit stark gewachsen. Das macht die Abstimmung der Software auf das Produktportfolio der jeweiligen Druckerei nicht unbedingt einfacher.

Von Anja Schlimbach

Hart und ohne jeden freundlichen Interpretationsspielraum ist das Urteil, das Helmut Rosenberger fällt: „Gerade in den letzten Jahren zeigt sich, dass bei der Preisfindung für einen Auftrag sehr ungenau gearbeitet wird. Die Leute nehmen sich zwar Zeit, in ihre Maschinen zu investieren, bei der Preisgenauigkeit wird aber keine Energie verschwendet. Dabei müssen die Daten einfach aus Buchhaltung und Betriebsabrechnung herausgeholt werden“, sagt der Chef von RS Software. Der unbedingte Gehorsam gegenüber dem Diktat, bei einem Auftrag Bestbieter zu sein, hat bei vielen Druckereien eine gewisse Schleißigkeit im Umgang mit fundamentalen betriebswirtschaftlichen Kenngrößen einreißen lassen. Bei vier Stundensätzen weiß ein Sacharbeiter oft nicht einmal, wie sich die einzelnen Preise zusammensetzen, und nimmt dann auf jeden Fall den günstigsten, ohne Rücksicht auf die Deckung. An dieser Stelle operieren die Unternehmen ohne irgendwelche Sicherheit, die Managementinformationssysteme, geschmeidig MIS abgekürzt, bieten könnten.

Managementinformationssysteme enthalten ja bereits im Namen die Information. In der Kalkulation des Auftrags werden Informationen aus den unterschiedlichsten Bereichen formiert. Das MIS geht alle Prozesse eines Unternehmens mit bestimmten Einflussgrößen durch. Dann wird ein Prozessplan aufgestellt, auf dessen Basis mit Kostenstellen, Stundensätzen sowie diversen Aufschlägen und Umlagen ein Preis erstellt wird.

Preisfindung

„Der Markt hat seine eigenen Spielregeln und für bestimmte Produkte gewisse Marktpreise. Es ist nicht das Ziel, dass die Kalkulation immer den Marktpreis trifft. Letztendlich muss man aber in der Lage sein, abzuschätzen, was geschieht, wenn der Vollkostenpreis auf den geschätzten Marktpreis abgeändert wird. Das System errechnet, ob man deckend im Bereich Vollkosten und Grenzkosten liegt“, so Helmut Rosenberger. Und Reto Kessler, Projektleiter beim Schweizer Druckereiriesen Swissprinters, meint: „Ziel muss es sein, den Preis für den Kunden nach Möglichkeit zu halten und gleichzeitig eine Kostenersparnis zu erwirtschaften.“

Zur Kalkulation gehört aber nicht nur die Ermittlung der Preise, sondern auch die Identifizierung der für die Produktion notwendigen Prozesse und Ressourcen sowie deren Kosten. „Das ist ein ganz wichtiger Punkt. Um korrekte Prozesse zu ermitteln, muss im Hintergrund ein exaktes Parameternetzwerk abgebildet sein, das sehr nahe an dem oder exakt mit dem des Unternehmens übereinstimmen muss. Das verstehen wir als Parametrisierung“, erläutert Helmut Rosenberger.

Hinter den Kulissen

Auch sollte das Netzwerk an Kosten und Gemeinkosten, Stundensätzen und Umlagetabellen korrekt auf das Unternehmen abgestimmt sein. Helmut Rosenberger: „In der klassischen Form nimmt man alle Gemeinkosten, dividiert durch die Gesamtstunden und hat dann einen Prozentsatz für die Umlage. Das stimmt in keinem Fall mit der Realität überein. Besser ist es, die Gemeinkosten in Eurowerten abhängig von der Auftragsstruktur umzulegen. Das ist dann eher eine Prozesskostenrechnung. Die Kosten werden nach den Prozessen verteilt. Wenn das allmählich greifen würde, gäbe es mehr Kontrolle über die Eigenkosten.“

Ein MIS greift auf die hinterlegten Kosten- und Leistungswerte samt leistungsbeeinflussenden Faktoren zu. „Durch Beschreibung des Produktes wie etwa durch Format oder Grammatur werden zudem Plausibilitäten abgefragt. Das heißt, es kann nichts kalkuliert werden, was nicht in der Praxis zu realisieren ist. Durch den integrierten Produktgruppenmanager sind die Eingaben zudem auf ein absolutes Minimum begrenzt“, erklärt Hannes Pircher, Geschäftsführer der Ötztaler Druckerei Pircher.

Plan und Wirklichkeit

Die Frage, inwieweit die Kalkulation von Aufträgen ein realistisches Bild zeigt, beantwortet die Nachkalkulation. Sie unterscheidet sich von der Auftragskalkulation insofern, dass die tatsächlichen Prozesse, die in der Produktion abgelaufen sind, gemessen und bewertet werden. „Während die Vorkalkulation auf Erfahrungswerten basiert, basiert die Nachkalkulation auf den Ist-Daten. So kann es schon zu Abweichungen kommen. In der Regel, wenn es nach Plan läuft, sollten die Vor- und Nachkalkulation aber sehr ähnlich sein. Andererseits, wenn etwas passiert, ist es wichtig, dass man diese Umstände in der Nachkalkulation präsentiert, damit man Erfahrungswerte sammeln kann“, hält Hannes Erlbeck zuständig für das Controlling bei der Medienfabrik Graz, fest.

„Wir messen jede Leistung. Die gesammelten Daten werden dann regelmäßig in Form einer Leistungsanalyse dem Leistungskatalog gegenübergestellt. Wenn nun zum Beispiel eine gewisse Tätigkeit über einen längeren Zeitraum mehr als 15 Pozent in der Betriebsdatenerfassung benötigt, wird das in der Statistik gekennzeichnet. Der Sachbearbeiter kann dann in den Leistungskatalog eingreifen“, so Helmut Rosenberger. Das sollte aber nur in Ausnahmefällen geschehen. Reto Kessler: „Anpassungen werden nur sehr überlegt im Leistungskatalog vorgenommen. Außerdem informieren die entsprechenden Mitarbeiter sehr intensiv darüber, was genau da angepasst worden ist.“

Vor allem wenn die Nachkalkulation eines Produktes auf anderen Produktionswegen gelaufen ist als in der Vorkalkulation geplant, kommt es zu Abweichungen. „Fällt zum Beispiel eine Maschine aus, dann wird automatisch ein alternativer Produktionsweg gesucht, der bereits im Vorfeld durch das System berechnet wurde. Das System wechselt automatisch seine Produktionskalkulation auf diesen alternativen Weg“, erläutert Gerard Marneth, Chef des niederländischen Software-Anbieters DiMS! organizing print.

Selbst wenn ausschließlich mit festen Preisen oder Preislisten gearbeitet würde, muss nachkalkuliert werden. Das gibt Maximilian Spies, zuständig für Vertrieb und Beratung bei der Schweizer Printplus AG, zu bedenken: „Die Nachkalkulation erlaubt es, eigene Preise auch im Vergleich zum Wettbewerb zu bewerten. So kann sich in der Nachkalkulation herausstellen, dass man ein Produkt für den ursprünglichen Preis eigentlich nicht mehr anbieten kann oder dass Preise für gleiche oder ähnliche Produkte deutlich darunter liegen. Mit einem MIS, der Leistungserfassung, der Betriebsdatenerfassung oder auch den Rückmeldungen über JDF können über den Vergleich der Vor- und Nachkalkulation marktgerechte Preise gefunden werden.“

Individuelle Automatisierung

Kritische Abweichungen werden zwar sofort aufgezeigt, aber das führt trotzdem nicht zu einer automatischen Anpassung der Preise oder anderer individueller Werte. Der Anwender sollte deshalb sehr sensible Daten anpassen können. „Das System bietet da bestmögliche Unterstützung in Form von Listen und Statistiken. So können bei Bedarf Werte, die aus der Nachkalkulation abgeleitet werden, angepasst werden“, erklärt Oliver Hohmann, zuständig für den Vertriebsaußendienst bei Lector Computersysteme.

Die Datenautomatisierung der Zuliefererpreise gehört teilweise zum Standard. Im Allgemeinen werden vor allem für Papiere, aber auch für Sonderfarben automatische Preisimportmöglichkeiten angeboten. Oliver Hohmann hält dagegen: „Werden alle Daten des Papierhändlers eingespielt, erscheinen viele Papiere, die in der Druckerei überhaupt nicht verwendet werden. Wir haben uns deshalb entschieden, einen Assistenten einzubauen, so dass jeder Betrieb seine individuellen Materialien anlegen kann. Was nicht benötigt wird, erscheint gar nicht erst in der Ansicht. Auch die Datenbank enthält somit keine Daten, die für die Produktion unwichtig sind.“

Bei vielen anderen Materialien ist die Preisveränderung relativ gering. Deshalb ist eine manuelle Preisanpassung durchaus vertretbar. Daneben gibt es auch Kosten für Verdelungen außer Haus. Da sind Preise nicht immer festgesetzt. Selbst bei den Papieren werden kundenindividuelle Preise immer wichtiger. Bei bestimmten Papiersorten brauchen Kunden ab einer gewissen Gesamtmenge oft um 50 Prozent weniger zu bezahlen. Es muss also möglich sein, mit wenigen Handgriffen für ein bestimmtes Kundenoffert eine Anfrage an den Lieferanten zu verfassen.

Der Langenzersdorfer MIS-Anbieter Rogler Software hat vor kurzem ein System vorgestellt, das die Bestellung von Papier online ausführt und die bestelle Ware gleich mit einem eindeutigen Code auszeichnet. Der Code beinhaltet dann auch Informationen, für welchen Auftrag das Papier bestellt wurde. Auch so werden Daten generiert, die später ins MIS einfließen können.

Kluge Software

Natürlich lassen sich nicht alle Prozesse vollständig abbilden, selbst wenn alle Einflussgrößen berücksichtigt werden. Aber gute Branchenlösungen können die kritischen Faktoren identifizieren und adressieren.

„Ich denke, es ist gar nicht möglich, eine Druckkalkulation mit einem normalen Verwaltungsprogramm abzubilden“, ist Maximilian Spies überzeugt. „So macht es einen großen Unterschied, ob 5.000 oder 100.000 Exemplare gedruckt werden sollen – ganz abgesehen von den unterschiedlichen Leistungsmerkmalen der Maschinen. Werden 100.000 Exemplare gedruckt, muss das Optimum aus dem Papierlauf herausgeholt werden. Auch muss mehr Zeit für das Grundeinrichten aufgewendet werden. Die Weiterverarbeitung erfordert es vielleicht, den Druckauftrag zu teilen oder ein weiteres Mal einzurichten.“ Das sind alles sehr spezielle Dinge, die berücksichtigt werden müssen.

Ein MIS ist nun einmal ein entscheidender Faktor für die Erstellung eines Angebots. „Provokant gesagt: Nimmt man die einzelnen Aufträge genau, ergibt es keinen Sinn, diese händisch zu rechnen. Mit dem MIS ist die Preisgestaltung bei Standardaufträgen genauer“, so Hannes Erlbeck. Vor einem rechnerischen Blindflug aber sei gewarnt: „Da bei bestimmten Leistungskatalogen natürlich nur Durchschnittswerte hinterlegt sind, kann es gerade bei größeren Aufträgen passieren, dass in den Leistungen andere Parameter enthalten sind als man tatsächlich erzielen kann. Deshalb ist bei größeren Aufträgen die direkte Absprache mit der Produktion und vielleicht auch eine Kontrollrechnung sinnvoll.“ Sofern der Sachbearbeiter die richtigen Stundensätze auch zu identifizieren weiß.